Office Manager (m/w/d)

Die fortiss GmbH ist ein 2008 gegründetes Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern und treibt die anwen­dungs­­orientierte Forschung an innovativen Softwaretechnologien voran. Als Motor der digitalen Transformation gestalten wir gemeinsam mit Wirtschaft und Gesellschaft die Zukunft. Mehr als 110 wissenschaftliche und nicht­wis­sen­schaftliche Mitarbeiter/innen arbeiten daran, technologische Innovationen zu entwickeln und in die Praxis zu bringen. Unsere zentralen Services sorgen dabei für optimale Rahmenbedingungen und ermöglichen ein effizientes, zukunftsorientiertes Arbeiten.

Sie sind ein Organisationstalent und behalten auch in komplexen Abläufen den Überblick? Sie sorgen dafür, dass Prozesse im Büro- und Facility-Management reibungslos ablaufen, strukturieren den Arbeitsalltag und koordinieren Veranstaltungen sowie Dienstreisen effizient? Dann werden Sie Teil unseres engagierten Teams und bringen Sie Ihr Know-how aktiv ein!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n: Office Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben sind:

1. Office-Management

• Mitarbeit im Office- und Facility-Management an zwei Standorten (Guerickestraße und Highlight Towers)
• Steuerung und Überwachung externer Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung, Catering)
• Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Büroinfrastruktur, inkl. Beschaffung des Bürobedarfs und Verwaltung des Zugangssystems

2. Administration & Rechnungsmanagement

• Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie Monitoring des Freigabeprozesses
• Unterstützung bei Budgetplanungen und Bedarfsabschätzungen
• Erstellung und Optimierung von Prozessdokumentationen, u. a. für Dienstreisen und Beschaffung
• Bearbeitung der internen und externen Post sowie Organisation des internen Dokumententransfers

3. Dienstreise- & Veranstaltungsmanagement

• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland gemäß internen und externen Vorgaben sowie Prüfung und Freigabe von Dienstreiseanträgen nach externen Richtlinien (BayRKG)
• Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl. Catering, Raumausstattung und Teilnehmermanagement
• Weiterentwicklung des Travelmanagements, einschließlich Buchungssysteme und Reisebüropartner.

4. Arbeitsschutz

• Koordination von Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Unterstützung bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher

Was Sie mitbringen sollten:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office-, Event- oder Travel-Management (z.B. Reisebüro)
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.

Was wir Ihnen bieten können:

• Vollzeit- oder Teilzeitarbeit (ab ca. 30 Stunden/Woche), flexibel gestaltbar, mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten („Home Office“)
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L E 8), abhängig von Qualifikation und Erfahrung
• Einen modernen Arbeitsplatz in München-Schwa­bing, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
• Ein kollegiales Team mit offenen Türen, flachen Hierarchien und Raum für eigene Ideen
• Eine lebendige Unternehmenskultur, in der man „per Du“ ist
• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln – z. B. durch individuelle Fort- und Weiterbildungen
• Einen sicheren, unbefristeten und abwechs­lungs­reichen Arbeitsplatz in einer internationalen Umgebung
• Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum ÖPNV sowie monatlich wechselnde Rabattangebote

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann sind wir neugierig auf Sie! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, gern mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, unkompliziert und schnell über unser Karriereportal!

Ansprechpartner: Dr. Philipp Kopp

fortiss GmbH
Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern für softwareintensive Systeme

Guerickestr. 25
80805 München
Deutschland

Tel: +49 89 3603522 0
www.fortiss.org
personal@fortiss.org