81 Stellenangebote Sekretariat

Berufe im Bürobereich

Im Bürobereich gibt es eine Vielzahl von Berufen. Dabei unterscheidet man zwischen Büroberufen, die in nahezu jeder Branche benötigt werden (Allrounder), und Spezialisierungen. Bei letzteren erkennen Sie bereits an der Berufsbezeichnung, wo die Bürokraft eingesetzt ist. Bei den Jobs gibt es allerdings auch Überschneidungen: Bürokaufleute erledigen allgemeine Bürotätigkeiten, die auch in das Arbeitsgebiet von Sekretärinnen fallen. Diese Basistätigkeiten lernt man in jedem Büroausbildungsberuf. Die Spezialisierung auf eine bestimmte Abteilung oder Branche zeigt Ihnen, auf welches Jobangebot Sie sich bewerben können. 

Assistentin der Geschäftsführung

Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie die rechte Hand des Geschäftsführers. Sie unterstützen ihn im operativen Tagesgeschäft mit koordinierenden Tätigkeiten und sind sein erster Ansprechpartner. Daher sind Loyalität gegenüber der Geschäftsleitung und hohe Zuverlässigkeit unabdingbare Voraussetzungen für diesen Job. Darüber hinaus arbeiten Sie häufig mit den Abteilungsleitern zusammen, deren Informationen Sie zu regelmäßigen Berichten verarbeiten. Im Rahmen dieser ausgesprochen anspruchsvollen Arbeit müssen Sie 

- betriebliche Analysen, Präsentationen, Berichte, Handouts erstellen 

- Reisen und Meetings organisieren 

- die Reisekosten abrechnen 

- die Durchführung von Projekten kontrollieren 

- sämtliche operativen Abläufe überwachen 

- Tagungen vor- und nachbereiten 

- eigene Projekte leiten 

- die Geschäftsleitung bei strategischen Problemen unterstützen 

- Personalfragen klären 

- Ansprechpartner für alle Mitarbeiter und zugleich Vermittler zwischen diesen und der Unternehmensführung sein 

- den Betrieb nach außen vertreten 

Der Begriff Assistenz der Geschäftsführung oder Management-Assistentin bezeichnet keinen Ausbildungsberuf, sondern eine Funktion. Um diese Führungsposition zu erhalten, haben Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einer beliebigen Branche (Quereinsteiger) und mehrere Jahre Berufserfahrung. Besonders gute Jobchancen haben Sie, wenn Sie Betriebswirtschaftslehre oder Kommunikationswissenschaften studiert haben. Sie sollten kommunikationsstark und sehr engagiert und belastbar sein. Außerdem können Sie selbstständig arbeiten und gut organisieren. Sie sprechen mindestens eine, besser mehrere Fremdsprachen, wenn Sie in einem internationalen Unternehmen tätig sind. 

Teamassistentin

Als Teamassistentin unterstützen Sie den Abteilungs- oder Teamleiter (mittleres Management) bei allen Vorgängen in der Abteilung. Ihr Aufgabengebiet variiert entsprechend der Branche, in der Sie beschäftigt sind. Zu diesem gehören außer normalen Verwaltungsarbeiten, die in jedem Betrieb anfallen, spezielle Tätigkeiten. Wie die Assistenz der Geschäftsleitung haben Sie sehr viel Personalverantwortung und arbeiten oft eigenständig. Als Projektassistentin erstellen Sie für die Projektleitung Präsentationen, Berichte und Analysen. Sie erledigen ihre Korrespondenz, bereiten Besprechungen vor und sind im Bereich Qualitätsmanagement rechte Hand des Projektleiters. Sind Sie als Vertriebsassistenz eingestellt, sind Sie außerdem für die Bearbeitung von Reklamationen zuständig. Sie organisieren die Reisen der Vertriebsleitung und rechnen die Reisekosten ab. Wie die Projektassistenz führen Sie bei jedem Meeting Protokoll. Sie entwerfen Präsentationen und sind für das gesamte Terminmanagement Ihrer Abteilung verantwortlich. Um als Teamassistenz tätig sein zu können, benötigen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Bereich Assistenz. Für eine Bewerbung als Projektassistenz haben Sie idealerweise eine Weiterbildung im Projektmanagement absolviert. Je nach Ausrichtung des Unternehmens kann Englisch Voraussetzung für eine Einstellung sein. Wie bei anderen Assistenzjobs sind Sie fest angestellt. 

Sekretärin

Das Berufsfeld der Sekretärin hat sich durch die Globalisierung stark gewandelt. Schauen Sie sich die Stellenangebote genauer an, stellen Sie fest, dass nahezu jedes Unternehmen spezielle Aufgabenschwerpunkte für diesen Job hat. Da die Digitalisierung im Sekretariat viele klassische Sekretärinnenarbeiten überflüssig macht, kommen ständig weitere Aufgaben hinzu. Diese erfordern selbstständiges Arbeiten und eine größere Verantwortung. Entscheidend für die Stellenbeschreibung sind aber Branche und Größe des Arbeitgebers: Im kleinen Handwerksbetrieb sind Sie für die gesamte Verwaltung zuständig, egal ob es sich um Buchhaltung, Schriftverkehr, Kundenbetreuung oder Personalverwaltung handelt. In größeren Firmen mit Abteilungsassistenz ist Ihr Aufgabengebiet von dieser klar abgegrenzt. Größere Unternehmen setzen außerdem oft die Korrespondenz in Fremdsprachen voraus. Am Empfang oder an anderer Stelle in der Firma filtern Sie sämtliche Anrufe, E-Mails, Faxe und Briefe an Ihren Vorgesetzten und entlasten ihn damit von unnötigen Arbeiten. Sie koordinieren Reisen, Meetings und Termine und beschaffen Informationen, die Sie anschließend für ihn aufbereiten. Außerdem sind Sie Ansprechpartner für Ihre Kollegen und für die bestmögliche Außenwirkung Ihrer Firma verantwortlich. Je nach Betrieb können Sie sogar für das Entwerfen von Grafiken und die Webseitenpflege zuständig sein. 

Bürokauffrau

Die Bürokauffrau war früher die am häufigsten nachgefragte Bürofachkraft, wenn es um die Besetzung von Bürojobs ging. Der Standardberuf war und ist teilweise noch heute der typische Einsteigerberuf in den Bürobereich. Mit der Verbreitung moderner Kommunikationstechnologien benannte man ihn in Kauffrau für Bürokommunikation um. Beide Berufsbezeichnungen sind zwar noch heute aktuell, werden aber zunehmend durch die Kauffrau für Büromanagement ersetzt. Bei diesem neuen Berufsbild, das ebenfalls eine dreijährige Ausbildung erfordert, gibt es ebenfalls Spezialisierungen. Eine solche benötigen Sie, wenn Sie eine erfolgreiche Karriere im Bürobereich planen. Bürokaufleute sind kaufmännische Fachkräfte, die meist für Allroundtätigkeiten eingesetzt werden. Als gelernte Bürokraft gehören 

- Verwalten der Telefonzentrale 

- Bearbeiten von Post, Fax und E-Mails 

- Schriftverkehr 

- Erfassen von Belegen 

- Ablage 

- Terminplanung 

- Bereitstellung von Unterlagen 

- Bearbeiten von Aufträgen 

zu Ihren täglichen Aufgaben. Je nach Organisationsstruktur Ihres Betriebes haben Sie Ihren Arbeitsplatz im Sekretariat, Vertrieb, Einkauf, Versand oder in der Buchhaltung, Personalabteilung oder Produktion. Ihre zusätzlichen Aufgaben richten sich nach der Abteilung, zu deren Verstärkung man Sie einstellt. In der Logistik sind Sie beispielsweise für die Kontrolle der Lagerbestände, in der Buchhaltung für die Überwachung des Zahlungsverkehrs und die Rechnungsprüfung zuständig. Im Vertrieb schreiben Sie außerdem noch Rechnungen. Als Allroundkräfte sind Bürokaufleute nicht nur in allen Wirtschaftsbranchen, sondern auch im öffentlichen Dienst als Vollzeit und Teilzeit Bürofachkraft begehrt. Ist Ihnen ein überdurchschnittliches Gehalt wichtig, sollten Sie sich bei Banken, Einzelhandelsketten, Maschinenbaubetrieben, Versicherungen und in der Immobilienwirtschaft bewerben. 

Im Büro arbeiten

Die Bürotätigkeit ist ausgesprochen vielfältig. Neben allgemeinen Aufgaben, die in jedem Büro anfallen (Korrespondenz, Ablage), haben Sie spezielle Tätigkeiten zu erledigen. Arbeitsgrundlage jedes Bürojobs ist natürlich der Computer. Die klassischen Inbound Jobs konkurrieren inzwischen mit einer wachsenden Anzahl externer Anbieter von Bürodienstleistungen (Virtual Offices). Diese werden oft zur Überbrückung eigener Personalengpässe und zwecks Outsourcing bestimmter Tätigkeiten (Telefonzentrale) gebucht. Im Bürobereich unterscheidet man zwischen Führungspositionen mit sehr gutem Gehalt (Büroleiter), Assistenzberufen, normalen Bürofachkräften und Helfertätigkeiten ohne Ausbildung (Bürohilfe). Die größte Anzahl von Bürojobs wird in Vollzeit ausgeübt. Daneben gibt es vor allem in kleineren Betrieben einen (geringen) Anteil von Teilzeit Stellen. Outsourcing-Anbieter arbeiten oft mit Teilzeitkräften und Personal, das seine Arbeit als Aushilfsjobs, Nebenjob, Gelegenheitsjobs und Minijob ausüben möchte. Ein solcher 520 Euro Job ist vor allem bei Studenten und als Zuverdienst sehr begehrt. Sind Sie auf Jobsuche, finden Sie die passenden Jobangebote bei einer privaten Jobbörse, beim Arbeitsamt und über die Zeitarbeit. Viele Betriebe stellen gern Quereinsteiger ein, weil diese noch zusätzlich Kenntnisse aus anderen Branchen mitbringen. 

Haben Sie beispielsweise eine Ausbildung als Kauffrau für Dialogmarketing abgeschlossen, bewerben Sie sich in Unternehmen, die im Bereich Telesales (Telefonverkauf) tätig sind. Dies sind oft Outbound Callcenter. Natürlich können Sie auch direkt im Vertrieb einer Firma arbeiten, die noch zusätzlich Dialogmarketing betreibt. Auch Bürokaufleute mit Vertriebserfahrung haben bei der Bewerbung gute Chancen. Industriekaufleute sind im Bürobereich von Industrieunternehmen oder Handwerksbetrieben beschäftigt. Sie sind je nach Ausbildungsschwerpunkt und Weiterbildung im Vertrieb, Einkauf und in der Buchhaltung als Sachbearbeiter tätig.